O que um sistema de controle de gastos pode fazer pela sua empresa?

gastos com viagens Out 22, 2019

Toda empresa – de pequeno, médio ou grande porte – depende de processos internos que organizam a rotina de trabalho de modo a conquistar um fluxo contínuo e cada vez mais eficiente. Mas também se sabe que em toda cultura organizacional há falhas que precisam ser resolvidas rapidamente para que nenhuma atividade trave qualquer parte do circuito. Isso se aplica aos mais diversos departamentos de uma corporação, inclusive no gerenciamento de gastos com viagens corporativas.

Segundo Marcel Fernando Pratte, diretor executivo do Grupo Viceri, empresa de serviços de tecnologia da informação (TI) e desenvolvedora do Portal RDV, o primeiro problema que as companhias buscam resolver é a falta de controle das políticas corporativas – e os processos manuais não ajudam em nada nesse sentido. Além disso, esse modelo, ainda muito tradicional nas empresas brasileiras, costuma ser lento e custoso.

Pratte ainda acrescenta que as lacunas desse sistema podem prejudicar não só o fluxo das regras internas, por meio de eventuais descumprimentos que atrasam o processo, como também a contabilidade, que acaba deixando de ser fechada mensalmente pela falta de informações precisas devido a notas fiscais perdidas ou excesso de documentos que precisam ser analisados pelo departamento financeiro, por exemplo. Forma-se, assim, um círculo vicioso, no qual a companhia mergulha e alimenta perda constante de dinheiro.

Com o objetivo de quebrar esse ciclo, nasce o Portal RDV, sistema de controle de gastos com viagens automatizado. Esse software é capaz de implementar melhorias que inibem os erros do procedimento manual e atua por meio de três vertentes. São elas:

1. Integração

O Portal RDV é integrado ao sistema SAP, o que traz agilidade aos processos. Um colaborador que usou o cartão de crédito corporativo para pagar um almoço durante a viagem, por exemplo, pode rapidamente tirar uma foto da nota fiscal e cadastrá-la no Portal RDV. A imagem irá direto para o sistema do departamento financeiro, permitindo a prestação de contas em tempo real.

2. Classificação

Tão importante quanto saber os valores investidos em uma viagem de negócios é entender como a verba foi utilizada. Com o sistema de controle de gastos com viagens, é possível classificar cada pagamento por setores como alimentação, transporte, hotelaria etc. Ter métricas classificadas dessa forma facilita a elaboração um balanço comparativo de gastos e até mesmo a negociação com um fornecedor ou parceiro.

3. Controle

A automatização do processo é uma maneira segura de garantir a plena aplicação das políticas da empresa. Isso devido ao fato de poder adaptar-se às necessidades corporativas, como o ajuste de um budget máximo disponível para determinada viagem. Por meio da elaboração rápida e precisa dos relatórios de gastos, também há como saber qual é a média mensal, ou anual, de despesas com business travel atingida por um departamento, por exemplo.


Com o sistema de controle de gastos com viagens, o fechamento mensal da contabilidade passa a ser 58% mais eficiente.

Assim, investir na automatização dos relatórios de despesas com viagens é o passo certeiro na busca por eficiência dentro da gestão de equipe de vendas externas. Confie na tecnologia a fim de economizar tempo e recursos financeiros e humanos – os bens mais preciosos de uma corporação.

Portal RDV

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