Gerenciamento de despesas e viagens corporativas com o Portal RDV

portal rdv Dez 05, 2018

Empresas de diferentes portes e setores lidam com equipes de representação em trabalhos externos ou viagens corporativas e precisam gerenciar as despesas realizadas por esses profissionais. Essas despesas precisam ser bem supervisionados pelos gestores e controladas pelo departamento financeiro de forma a não causarem prejuízos às companhias.

Sabemos que a gestão de despesas corporativas e dos reembolsos de profissionais em campo é um processo trabalhoso, difícil e burocrático. O tempo para preenchimento das planilhas solicitando reembolsos, cupons fiscais perdidos ou apagados devido ao tempo que estão guardados, valores imputados de forma errada ou então, valores acima do teto permitido para gasto, são só alguns do problemas enfrentados pelas empresas.

Nesse cenário, você vai entender como o Portal RDV facilita todos esses procedimentos e torna esse processo completo de reembolso mais rápido, prático e assertivo.

A solução para gerenciamento de despesas com representação e viagens corporativas, é uma das tecnologias amplamente adotadas no mercado. Atualmente, organizações de todos os tamanhos recorrem à elas para integrar os processos de cadastro e aprovação das despesas, reduzindo o tempo e os custos de processamento, além de aumentar expressivamente o controle sobre os gastos.

Como o Portal RDV funciona para os profissionais que estão em campo?

Cada profissional que utilizar a ferramenta para solicitar reembolso de despesas, pode acessar o Portal RDV no celular, tablet ou computador. Quando utilizado remotamente (em visitas à clientes, restaurantes ou lugares mais distantes), não é necessário possuir internet para registrar as despesas no aplicativo do Portal RDV Mobile.

A mobilidade no uso do Portal RDV permite maior velocidade no registro de despesas e também diminui riscos na perca de cupons fiscais. Na solicitação de reembolso, o profissional fará a classificação das despesas de forma aderente às políticas corporativas, reportando todas as informações solicitadas de acordo com o compliance da empresa.

Ao eliminar o relatório de despesas elaborado manualmente com planilhas, as empresas impulsionam a produtividade dos funcionários e consequentemente, otimizam seu tempo em tarefas que agreguem valor para o cliente.O Portal RDV facilita todos esses procedimentos e consegue torná-los muito mais rápidos, práticos e assertivos.

Como o Portal RDV funciona na gestão de reembolsos e despesas corporativas?

Após cadastrar as despesas e encaminhar para aprovação, o gestor responsável pela equipe receberá o relatório com as despesas cadastradas dentro dos parâmetros previamente definidos pelo departamento financeiro ou compliance da empresa.

O gestor poderá verificar a foto dos cupons fiscais anexadas às despesas para realizar a validação das informações cadastradas. No mesmo instante as despesas poderão ser aprovadas ou rejeitadas, voltando diretamente para o profissional que as cadastraram.

Após aprovação do gestor, no mesmo momento os relatórios aprovados são encaminhados ao departamento financeiro para que os reembolsos sejam realizados.

O departamento financeiro tem acesso a relatórios sobre os valores reembolsados durante determinados períodos, valor total de despesas por projetos, produtos, clientes ou viagens, total de reembolsos por profissionais, entre outros.

Quais as vantagens em realizar reembolsos e a gestão de despesas com o Portal RDV?

Eleve seu nível de gestão

O Portal RDV é totalmente integrado às políticas corporativas da empresa, assim, naturalmente os profissionais estarão com os limites de despesas alinhados às expectativas da gestão. Além disso, o gestor pode acompanhar o registro das despesas e relatórios para aprovação em tempo real.

Agilize o tempo e os processos de reembolsos

O tempo do processo completo para reembolsar profissionais é bem menor com a utilização do Portal RDV. Empresas costumam levar cerca de um mês e meio e com a solução para gerenciamento de despesas, esse trabalho pode ser feito em apenas 15 dias.

Diminua o custo dos relatórios de reembolso

Pesquisas comprovam que o valor para processamento de um único relatório de despesas externas feito manualmente, custa 26 dólares (R$ 90).  Já, com um sistema de automatização o preço cai para 6,85 dólares (R$ 24). Além desses custos, quando temos uma gestão automatizada desses processos, os riscos de fraudes dimunem drasticamente.

Esses são apenas alguns dos benefícios que Portal RDV trará para sua empresa! Entre em contato conosco e descubra outras vantagens em utilizar a ferramenta.

Portal RDV

Assuma o controle no processo de reembolso das despesas corporativas!