Política de viagem corporativa: saiba como garantir o cumprimento dela na sua empresa

custos corporativos Nov 27, 2017

Uma das melhores opções para antecipar e prever os gastos da sua equipe externa é a criação de uma política de viagem corporativa para sua empresa. Para isso, você deve criar prazos para a solicitação de verbas, diretrizes para a utilização do orçamento, além de regras para o faturamento e reembolso dos custos utilizados em viagens e/ou visitas externas. Porém, como um gestor financeiro deve fazer para garantir o cumprimento de todas as regras, sem criar exceções ou desvios de conduta, independente do cargo do funcionário?

**É preciso documentar sua política de viagem corporativa **

Antes de mais nada, é preciso que a política de viagem corporativa da sua empresa seja documentada. Se você já possui essas diretrizes, porém atualmente elas são feitas no boca-boca, chegou a hora de redigir um documento oficial. Isso deve ser feito pela área financeira da sua empresa, pois é ela que saberá identificar quais regras devem ser continuadas, e quais delas não são benéficas e devem ser suprimidas, pois se distanciam da cultura da companhia como um todo.

Esse documento deve conter todas as possíveis situações que pode ocorrer durante uma viagem corporativa, seja referente à hospedagem, transporte aéreo e terrestre, alimentação, entre outros. Se a sua empresa possui um orçamento fixo para cada tipo de viagem, é importante que essas informações sejam discriminadas no documento.

Além disso, esse documento deve estipular de que maneira o funcionário, e seus gestores, deverão sinalizar as viagens corporativas que serão realizadas. Estipule prazos de solicitação com antecedência para conseguir prever os orçamentos que serão utilizados em determinado período.

Fique atento à definição da política de reembolso

Além disso, um assunto que causa grandes divergências é a política de reembolso. O documento deve responder aos principais questionamentos, como:

  • Quais os documentos necessários para que o reembolso seja aceito?
  • Existe algum limite de gastos pré-estabelecido?
  • A empresa não irá aceitar o reembolso de gastos com determinados produtos, como produtos alcoólicos e cigarros?
  • Como será realizado o reembolso de custos com gasolina para o carro de funcionários?

Após definir toda a política de viagem corporativa da sua empresa, é chegada a hora de disponibilizar o acesso para todos os funcionários. Mais que isso, sua empresa deve se responsabilizar pelo treinamento e capacitação dos atuais e novos funcionários da sua equipe externa para fixar as diretrizes da empresa, desde a contratação. Dessa forma, ao esclarecer as dúvidas antes mesmo dos problemas surgirem, você reduzirá os problemas de desvio de conduta, assim como as situações que podem gerar desgaste entre a equipe financeira e a equipe externa.

Política documentada e equipe capacitada, o que mais devo fazer?

O alinhamento às regras impostas na política de viagens corporativas deve ser feito não apenas antes e durante as viagens, pelos seus funcionários. Na hora de calcular os reembolsos, é preciso que a equipe financeira também acompanhe à risca tudo o que foi pré-estipulado.

Isso quer dizer: não adianta pregar o alinhamento da política com sua equipe externa, porém não o colocar em prática na hora mais delicada do processo: o faturamento dos custos. Muitas vezes, acabamos arredondando os valores das notas fiscais, ou reembolsando custos com produtos que não deveriam ser aceitos, para facilitar na hora do cálculo. Porém, todo o esforço realizado anteriormente pode ir por água abaixo, ao realizar práticas como essa.

Atualmente, o uso da tecnologia pode otimizar e automatizar diversos fluxos de trabalho, independente da área de atuação. Ao falarmos sobre a gestão e controle de custos com equipes externas, a solução Portal RDV permite que você parametrize todas as regras da política de viagem corporativa da sua empresa, de maneira automática. Assim você não terá mais dores de cabeça com o cumprimento dessas diretrizes dentro da sua empresa.