Descubra como controlar despesas corporativas de campo

controle de gastos Set 05, 2018

Se já é complicado fazer a gestão dos gastos dos funcionários que estão no dia a dia da empresa, controlar os gastos de equipes de campo ou equipes externas pode ser ainda mais difícil. Porém, a tecnologia é capaz de fornecer uma ajuda fundamental.

Um bom gestor sabe que, em qualquer empresa, de qualquer segmento, os gastos e o nível de lucratividade estão relacionados com produtividade, proatividade e até mesmo o tempo em que as tarefas demoram para serem feitas por parte das equipes.

Quando o assunto vira dinheiro, a preocupação se torna ainda maior, já que é preciso ficar atento para que os gastos não passem do orçamento e prejudiquem a companhia.

A gestão de equipes de campo e seus gastos

A verdade é que toda empresa precisa lidar com trabalhos externos uma hora ou outra. Pode ser uma simples reunião que precisa ser feita fora da instituição ou até mesmo um trabalho que necessitará de uma grande equipe em outro estado ou país.

Qualquer saída faz surgir uma gama de gastos em pequenos detalhes que são responsabilidade da empresa, como o transporte e alimentação. Todos precisam ser conferidos, analisados e, quando se encaixarem nas políticas corporativas, reembolsados.

Só que, atualmente, o processo completo de **gestão também exige agilidade. Vivemos em uma época em que tudo precisa ser imediato e as próprias empresas desejam isso.

A maior preocupação desses mesmos gestores que querem agilidade é: como fazer a gestão de gastos de equipes de campo de forma rápida, mas não cometer deslizes que podem gerar dores de cabeça no futuro? É aí que entra a tecnologia!

Tecnologia na gestão de gastos de equipes externas

Hoje, gestores dos mais diferentes setores implementam ferramentas digitais para automatizar processos e, automaticamente, aumentar a produtividade. Felizmente, já existem diversas soluções tecnológicas que ajudam nessa gestão.

Existem aplicativos e sites que ajudam na marcação das tarefas, enviam notificações para os funcionários responsáveis, monitoram os lugares onde os colaboradores estão, e, claro, existem soluções para gerir os gastos de equipes externas.

As melhores soluções oferecem diversos recursos que agilizam o gerenciamento. Um dos benefícios é que os funcionários fazem o registro de todos os gastos e, geralmente, os softwares pedem também a imagem do comprovante fiscal.

Imagine o quanto isso já colabora para um bom controle: você pode acompanhar por meio do celular, tablet ou site – o que varia de solução para solução – os gastos sendo adicionados em tempo real.

Ter os recibos das despesas arquivados em imagens é um grande otimizador de processos operacionais. Esqueça aquela história de ficar juntando a papelada e deixando guardada por anos. Tudo fica guardado e pode ser pesquisado quando necessário.

O reembolso também faz parte da gestão de equipes externas e é um processo que leva tempo, atenção e cuidado. Esses sistemas automatizados podem reduzir o tempo do processo completo do reembolso de 45 dias para 1.

Portal RDV

Assuma o controle no processo de reembolso das despesas corporativas!