Como evitar fraudes em despesas com viagens corporativas

despesas com viagens Out 26, 2017

Gastos fora do controle, orçamento que estoura, erros nos relatórios de despesas com viagens… Se essa ainda é uma realidade em sua empresa, este artigo foi feito para você.

gestão de viagens corporativas é um setor que não para – quanto maior a movimentação da equipe de vendas externas, melhores os resultados para a companhia. No entanto, essa área pode representar a terceira maior despesa da corporação, segundo Viviânne Gevaerd Martins e Eduardo Murad Jr., autores do livro Viagens Corporativas.<span class="EOP SCXW60329781" data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

*“Logo, *gestor do time de campo deve buscar soluções para reduzir gastos e evitar fraudes, conquistando o controle orçamentário.”

Quando as fraudes, ou incoerências no fechamento dos relatórios de despesas com viagens, integram a rotina, é preciso se perguntar o porquê. Estas questões ajudarão a encontrar os possíveis motivos:<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

A Política de Viagens Corporativas está clara para os colaboradores?<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

Quando a Política de Viagens Corporativas tem pontos em aberto, fica difícil exigi-la do time de campo. Estabelecer claramente as regras corporativas e informá-las aos envolvidos é um grande passo rumo à observância do compliance – eis a primeira forma de o gestor de equipe de vendas externas conseguir evitar fraudes. <span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

Como é a elaboração dos relatórios de despesas com viagens na sua empresa**?**<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

Se esse documento é preenchido à mão, essa não é uma boa notícia. Segundo o diretor executivo do Grupo Viceri, Marcel Fernando Pratte, o processo manual é um dos principais impulsionadores de irregularidades por ser um sistema com pouco controle.<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

*“Automatizar o processo dos relatórios de despesas com viagens é a ação certeira para evitar fraudes.” *<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335551550":2,"335551620":2,"335559685":864,"335559737":864,"335559738":360,"335559739":360,"335559740":259}"> 

O Portal RDV é um software de controle de gastos com viagens que torna a confecção do relatório um processo fluido, sem atrasos e retrabalho. Graças à automatização**, obtém-se alta precisão****.**<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

Além disso, é possível parametrizar as regras corporativas nessa ferramenta, como ressalta Ednei Betti, analista de sistema do Grupo Viceri, no e-book Manual Completo do Processo de Implementação do Portal RDV. <span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

Os colaboradores preenchem o relatório de gastos com viagens só quando retornam à companhia?<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

Recibos que se perdem, papelada que se acumula, tempo desperdiçado e relatórios sempre atrasados. O **Portal RDV – que é um aplicativo mobile **– também combate esses problemas: basta fotografar o recibo e salvar no sistema, que ainda registra os gastos com o cartão de crédito corporativo em tempo real. Essas informações já ficam disponíveis na ferramenta, que produz automaticamente o relatório de despesas com viagens.<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

Se automatizar é preciso, como fazer com o ****sistema ERP?<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

O Portal RDV foi desenvolvido para se integrar ao ERP já utilizado pela companhia. Com a aplicação da Política de Viagens Corporativas, essas informações somadas aos dados inseridos na ferramenta para a elaboração do relatório de gastos geram métricas analisadas pelo Portal RDV, que rapidamente aponta se há ou não irregularidades.<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

Como os resultados aparecem na prática<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559738":40,"335559739":0,"335559740":276}"> 

Segundo Aline Gellacic Pinto – coordenadora de serviços a vendas da Apsen, companhia do ramo farmacêutico que utiliza o Portal RDV –, assim que os dados são gerados pelo aplicativo, é feita uma checagem para o controle do compliance. <span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

“Com essa análise,* é possível identificar valores distorcidos, erros em comprovantes fiscais emitidos ao fornecedor e** documentos em desacordo** com a política** corporativa**, **entre outros fatores.”*<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335551550":2,"335551620":2,"335559685":864,"335559737":864,"335559738":360,"335559739":360,"335559740":259}"> 

Ao reconhecer essas falhas, reduz-se drasticamente a probabilidade** de erros**. <span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

Outra medida adotada para evitar fraudes é o **treinamento ****via **e-learning, atividade complementar que promove a máxima performance do software de gestão de viagens corporativas. <span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":240}"> 

Conheça mais vantagens do Portal RDV, a melhor solução para o controle de gastos com viagens.<span data-ccp-props="{"201341983":0,"335559739":200,"335559740":276}"> 

**Referências Bibliográficas **