Aumente os lucros da sua empresa agilizando o processo de reembolso

controle de gastos Out 01, 2019

Toda empresa busca por uma boa performance, têm  grande cuidado e preocupação com a redução de seus custos e,  consequentemente, com melhora da sua lucratividade. Porém, para que a  empresa realmente atinja seus objetivos, é preciso tomar cuidado para  não pensar apenas em custos envolvidos nos processos operacionais.

O aumento de produtividade e lucro também depende do controle de gastos com overhead, aqueles que não estão ligados diretamente à produção dos serviços. Os setores financeiro, administrativo e de contabilidade são exemplos de setores de backoffice, que geram os chamados custos overhead.

O fato é que tempo e produtividade também têm relação direta com  controle de custos, e é isso que muitas empresas têm buscado na  otimização de seus processos internos.

Quanto menos tempo gasto com processos administrativos, mais tempo para uma gestão eficiente

São diversos os processos nas áreas  de apoio ao negócio que podem ter sua eficiência melhorada. Hoje, esses  processos são executados de forma manual, sem automação nenhuma, e isso é  visto por todos como uma operação normal.

Empresas que possuem equipes que  atuam em campo, por exemplo, sentem dificuldade no longo e trabalhoso  processo de lançamento, aprovação, conferência, contabilização e  reembolso de despesas com representação e viagem, mas continuam realizando todas essas etapas de forma manual ou semi-automatizada.

O sistema tradicional de **gerenciamento de despesas com representação e viagem **envolve  um processo, na maioria das vezes, burocrático e ineficiente. Não é  incomum que isso acabe gerando problemas e um gasto enorme de energia  entre os diferentes setores da empresa e seus colaboradores, como a  equipe comercial, financeira e o setor de controles internos.

É preciso preencher intermináveis planilhas Excel com as despesas,  anexar os cupons fiscais, enviar os relatórios via malotes para  aprovação através dos correios, redigitar todas as informações novamente  no sistema ERP da empresa, e incluir um título para reembolso, se for  esse o caso.

Sem falar dos problemas que podem  surgir em relação aos cupons fiscais: alguns chegam com dados apagados,  já que a tinta usada nesse tipo de impressão não dura muito. Em outros  casos, só é percebido que alguns comprovantes foram perdidos na hora da análise. Todo esse processo manual tem enorme impacto nas finanças e na produtividade da equipe de campo.

O acúmulo de relatórios pendentes de aprovação e contabilização pode afetar a realização dos fechamentos contábeis da empresa. Além disso, a falta de controle afeta diretamente o gestão sobre o orçamento de gastos com essas despesas. Tudo isso leva a insatisfação e a improdutividade dos colaboradores.

Não é preciso muito para inovar e melhorar a performance da sua empresa

Uma empresa que quer inovar no processo de reembolso pode buscar por uma solução digital que contribua para isso. Hoje, existem aplicativos especializados na gestão de gastos com despesas de campo,  como os de representantes comerciais, que podem ajudar a ter registros  mais assertivos, além de reunir esses dados e armazená-los em apenas um  ambiente, facilitando a extração e análise dessas informações.

Gestores sabem da importância de ter  dados de custos e reembolsos guardados. Esses aplicativos mantém as  imagens de todos os recibos guardadas dentro dos sistemas, que  geralmente funcionam em nuvem, além do armazenamento da informação de cada despesa, como o tipo de despesa, data e a forma de pagamento. Essas informações podem ser acessadas facilmente quando necessários para uma auditoria ou um processo trabalhista.

Com a presença cada vez maior da tecnologia nas empresas que buscam inovação, é importante também levar em consideração a mobilidade e acessibilidade dos dados.  Muitos sistemas de conferência e gestão de gastos com representação e  viagem podem ser utilizados em celulares e tablets, o que deixa tudo  mais prático para funcionários que precisam reportar seus gastos, para  os gestores que precisam aprová-los e para responsáveis pela gestão  financeira que irão contabilizá-los e pagar os reembolsos.

Preze pela agilidade no seu processo de reembolso

Com a utilização de ferramentas de automação,  as solicitações de reembolso já virão acompanhadas de todos os dados  necessários para realizá-las. Além disso, caso surja qualquer dúvida por  parte da equipe que vá analisar esses gastos, basta conferir o cupom  fiscal que estará anexada no próprio aplicativo ou sistema.

Tudo isso acaba dando muito mais  agilidade para o processo. Em muitas organizações, o processo de  reembolso chega a demorar cerca de 45 dias. Utilizando um sistema  automatizado como o Portal RDV, o mesmo processo de reembolso pode ser reduzido para apenas 15 dias, trazendo benefícios para todos: funcionários e gestores.

A Transformação Digital cada vez mais presente em processos administrativos

Utilizar um software para gestão de reembolsos é, na verdade, apenas um exemplo a ser considerado por sua empresa. A  tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas nos  mais diferentes setores.

É correto afirmar que estamos  passando por um período de mudança, onde o uso de sistemas que integram o  digital e o físico para satisfazer as novas necessidades das pessoas  são cada vez mais recorrentes.

Hoje, o termo transformação digital tem ganhado força.  É isso que as empresas estão buscando para otimizar seus processos e  entregar valor aos seus clientes de forma cada vez mais rápida. Mas,  para que os resultados saiam da teoria, é preciso buscar soluções que  realmente se alinhem às necessidades da sua empresa. Apenas dessa forma a  otimização de processos e o desenvolvimento sustentável da empresa como  um todo serão possíveis.

Portal RDV

Assuma o controle no processo de reembolso das despesas corporativas!